ข้อความหรือเนื้อเรื่องอาจแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ

(1)   ส่วนเหตุ  เป็นส่วนเริ่มต้น ซึ่งจะเป็นเนื้อความที่เป็นเหตุหรือที่มาก่อน  โดยปกติการขึ้นต้นใจความเป็นเหตุมักจะใช้คำว่า  “ด้วย”  “เนื่องด้วย”  “เนื่องจาก”  เช่น  ด้วยสถาบันวิจัยและพัฒนาพื้นที่สูง (องค์การมหาชน)  จะได้มีการจัดประชุม...........

(2)   ส่วนผลหรือความประสงค์   เป็นส่วนต่อมาซึ่งจะเป็นผลหรือข้อตกลงในสิ่งที่ต้องการให้รับทราบหรือปฏิบัติ  โดยปกติถ้ามีผลหรือความประสงค์หลายข้อให้แยกเป็นข้อๆ หรือย่อหน้า เพื่อให้ชัดเจนและอ่านง่าย

(3)   ส่วนสรุปข้อความ   ในตอนสุดท้ายจะเป็นการสรุปใจความของหนังสือเพื่อแสดงความประสงค์ว่าให้ผู้รับทำอะไร โดยมากมักขึ้นต้นคำว่า “จึง”  แล้วต่อด้วยวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้ผู้รับทำอะไร   เช่น

“จึงเรียนมาเพื่อทราบ”  หรือ  “จึงเรียนมาเพื่อโปรดอนุญาต”

“จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา”  หรือ  “จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป”